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寧波公司出納歸檔資料的管理制度

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    1.出納歸檔資料的移交和調閱
    出納部門形成的歸檔資料,是會計檔案的組成部分,應由財務部門統一安
排。根據歸檔的要求去整理立卷或裝訂成冊。按《會計檔案管理辦法》規定;“當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本企業財務會計部門保管一年。期滿后,應由財務會計部門編造成冊移交本單位的檔案部門保管”。會計年度終了后再由財務會計部門保管一年,由于新舊年度之間的許多會計業務之同有聯系,上年度的核算資料放在財務會計部門,方便財會人員查找。同樣,在這一年內出納歸檔資料的保管通常仍由出納部門負責。
    出納保存的核算資料,應積極為企業提供利用。按規定不能外借,若遇特殊需要,必須報經上級主管部門批準,并應登記、簽字,限期歸還,而且不能拆散原卷冊。
    2.出納歸檔資料的保管期限與銷毀
    各種會計檔案的保管期限,按特點可分永久和定期兩類。年度會計報表
和某些涉外的會計憑證、會計賬簿是永久保管,其他是定期保管。定期保管期
限有3年、5年、10年、15年、25年五種。實際保管期限,‘會計檔案管理辦
法》附表中有明確的規定。出納歸檔資料的保管期限必須嚴格根據《會計檔
案管理辦法》附表中的有關規定執行。檔案資料的保管期限,從會計年度末后
的第一天算起。
    會計歸檔資料保管期滿后需要銷毀時,需經本企業領導審查,報經上級主管部門批準。銷毀前,應對其中涉及到沒有了結的債權、債務的原始憑證,應由檔案部門和會計部門一起抽出并另行整理立卷,由檔案部門保管直到結清債權、債務為止。
    各企業根據規定銷毀歸檔資料時,應由檔案部門和財務會計部門派人監銷監銷人在銷毀檔案前,應認真進行清點核對,銷毀后,應在銷毀清冊上簽名蓋章并將監銷情況呈報企業領導。

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